النظام المتكامل لادارة الفنادق
30 يناير,2014
5:11 م
- 1 – المقدمة
- يقوم نظام إدارة الفنادق بتغطية كافة النواحي المتعلقة بنظام المكاتب الأمامية مثل :-
- الحجز (للأفراد، المجموعات، العابرين) .
- التسجيل .
- الإشراف الداخلي .
- حفظ بيانات النزلاء في الملف التاريخي .
- مكاتب السياحة .
- تقــارير للإدارة .
- قاعدة بيانات التسويق .
- خطة التسويق والتنبؤ بحجم الأشغال في الفندق .
- 2 – خصائص النظام
- أ – إن سهولة استخدام النظام تساعد العاملين بالفندق على تقديم الخدمة المثلى للنزلاء .
- ب – يقوم النظام بحفظ واسترجاع كافة المعلومات المطلوبة عن :-
- النزلاء .
- الأنشطة المختلفة المقدمة في الفندق .
- خطة وتوقيتات خطوط الطيران … الخ .
- جـ – سهولة تعديل واسترجاع المعلومات الخاصة بحالة غرف الفندق .
- د – المرونة في تداول البيانات الخاصة بـ :-
- حجز النزلاء .
- طريقة تسكين أو إنهاء إقامة النزيل .
- هـ – التعامل بدقة مع حجز المجموعات (تسكين، إخلاء، حجز) .
- و – إمكانية تسعير الغرف والوجبات باستخدام أكواد بسيطة .
- ز – إمكانية بيان إحصاء الموقف الحالي للفندق مثل : –
- عدد الغرف المتوقع وصولها في نفس اليوم (مجموعات، أفراد) .
- عدد الغرف المتوقع مغادرتها في نفس اليوم (مجموعات، أفراد) .
- o عدد الغرف المعدة للبيع في نفس اليوم .
- o نسبة الإشغالات الحالية .
- o نسبة الإشغالات المتوقعة .
- o عدد غرف النزلاء الفعلي الذين وصلوا إلى الفندق في نفس اليوم .
- o عدد غرف النزلاء الفعلي الذين غادروا إلى الفندق في نفس اليوم .
- o إعداد النزلاء المتوقع مغادرتهم للفندق .
- ح – امدد (المراجع الليلي) بالتقارير اللازمة لمراجعة حساب الغرف – الحركات المالية المختلفة بالإضافة إلى تقديم نظام مبسط لإضافة إيجار غرف الضرائب يومياً على فاتورة النزيل .
- ط – النظام مزود بوسيلة فعالة لمتابعة الحالة اليومية النهائية للغرف .
- ي – صمم النظام بحيث يراقب الاتفاقيات مع الشركات السياحية فيما يتعلق بالتخفيضات المختلفة الممنوحة لهم في مقابل الالتزام بإشغال عدد معين من الليالي السياحية في الفندق .
- ك – يتيح لموظفي الورديات الليلية إمكانية المحاسبة وإصدار التقارير بسهولة .
- ل – يوفر النظام قاعدة بيانات كاملة عن النزلاء بحيث يمكن الاستعانة بها أثناء طلبات التسكين المستقبلية .
- م – يوفر النظام قاعدة بيانات عريضة عن التسويق للحصول على تقارير إحصائية بالغة الأهمية لإدارة التسويق .
- ن – يحتوى النظام أيضا على «نظام أرشيف» لتخزين كافة المعلومات الخاصة بالنزلاء مثل :
- بيــانات النـزلاء الذيـن قامــوا بالحـجز ولم يصـلوا في التـاريخ المقـرر .
- بيانات النزلاء الذين قاموا بالحجز في الفندق ثم الإلغاء في تاريخ لاحق .
- النزلاء الذين إقامته بالفندق .
- س – تم التجهيز ( بنظام كلمات السر ) لتأكيد سرية البيانات وأن كل موظف بالفندق يستطيع الدخول على النظام وذلك حسب مستواه الإداري على الجزء الخاص به في النظام دون سواه
- ع – يتم ترحيل فواتير النزلاء مباشرة على الفاتورة في المكاتب الأمامية .
- ف – يمكن مراقبة حد الإتمان لكل نزيل من خلال تقرير يومي يشمل فواتير النزلاء التي تعدت حد الإتمان المسموح به .
- 3 – تقارير النظام
- يوفر نظام إدارة الفنادق العديد من التقارير أهماها الآتي : –
- 3 – 1 تقارير الحجز :
- تقارير الوصول (أفراد، مجموعات).
- المتاح من الغرف .
- تقرير التنبوء المستقبلي للإشغال .
- تقرير تأكيد الحجز .
- تقرير مقدم الحجز .
- تقرير بيانات النزلاء المحفوظة بالملف التاريخي .
- تقارير تفيد بعدد الليالي التي تم حجزها لكل شركة سياحية تتعامل مع الفندق .
- 3 – 2 تقارير المكتب الأمامى :
- تقرير النزلاء بالفندق – أبجدياً.
- تقرير النزلاء بالفندق حسب أرقام الغرف.
- تقرير حالة الغرف.
- إجمالي دخل الغرف لكل دور .
- إحصائيات الدخل للغرف .
- تقرير الشخصيات الهامة جداً .
- تقرير الهدايا
- 3 – 3 تقارير الكاشير والمراجع الليلي :
- تقرير المغادرة .
- فواتير النزلاء .
- الحسابات التفصيلية للنزيل .
- ترحيل الحركات .
- تقرير المراجع .
- تقرير إجماليات الحركات المالية .
- 3 – 4 تقارير الإشراف الداخلي :-
- تقرير النظافة لكل دور .
- تقرير حالة الغرف .
- تقرير الغرف الغير محجوزة .
- تقرير الغرف الغير جاهزة .
- 4– المكاتب الخلفية
- يقوم نظام المكاتب الخلفية ألياً بتنفيذ كافة الوظائف المطلوبة من إدارة الحسابات وتشمل :
- نظام حسابات المخازن ومراقبها ومراكز التكلفة .
- نظام حسابات العملاء والمبيعات .
- نظام حسابات الموردين والمشتريات .
- نظام الحسابات العامة ومراكز التكلفة والربط بين الفروع .
- نظام الأصول الثابتة .
- نظام الاعتمادات المستندية .
- نظام الإنتاج ومراقبة المواد وأوامر التشغيل .
- نظام الحضور والانصراف .
- نظام لنظام شئون العاملين .
-
